南京市中华中学上新河初级中学

档案分类方案

为进一步提高学校档案工作水平，集中统一管理学校形成的全部档案，同时也为进一步促进学校档案的科学化、规范化、系统化管理，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等相关法律法规及南京市教育局、南京市档案局《关于进一步加强教育系统档案管理工作的意见》、《南京市中小学档案管理办法（试行）》等文件精神，并结合学校档案工作实际，特制定本方案。

一、 基本情况

中华中学上新河初级中学是一所公办性质、全日制、小班化、寄宿制初中校。学校创建于1950年，2011年建邺区教育局与百年名校中华中学合作办学，全面引进先进管理，优质资源和丰富的课程资源。确定了以“博物明理 厚德思远”为校训、“种子精神 泥土情怀”为校风的办学理念，致力于培养具有“关爱、责任、行动、创造”品质的现代初中学生。

根据我校历年来文件形成规律，从文件的来源、种类、问题、载体形式等因素入手，我校将档案门类分为文书档案（WS）、教育教学档案（JX）、基建档案（JJ）、教学科研档案（JK）、设备仪器档案（SB）、会计档案（KJ）、教师业务档案（JS）、声像档案（包括照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、光盘档案（GP）)、实物档案（SW）、人事档案（RS）十大类。

同时根据学校工作开展情况、职能职责和文件材料形成特点，对学校档案每一种门类在具体细化为若干小类。

二、 档案门类与分类方案

（一）文书档案（WS）

1、文书档案采取“年度——保管期限”二层分类的方法。

2009-2016年以件为保管单位，保管期限为长期、短期。2016年以后，保管期限调整为永久、定期30年和定期10年，仍以件为保管单位。

2、文书档案档号结构示例

（1）文书档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-WSXXXX-Y00-XXXX”。

学校文书档案的代码年度以学年结束年著录，如“2017-2018学年”，则著录为“2018”。

示例：

0000   -   WS2018   -   Y00   -   0001

全宗号     档案门类    保管期限   件号

　　　　　　  代码年度              

（二）教育教学档案（JX）

教育教学档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX- JX XXXX-XXX-XXXX”。

示例：

  　0000   -   JX2018   -     Y00   -   0001

   全宗号     门类代码年度   保管期限　 件号 

（三）基本建设档案（JJ）

档号为“全宗号-类目号·项目号-案卷号”。类目号为一级类目代号；项目号为基建项目代号或设备型号，位数根据实际情况确定，但一旦确定，应保持统一；案卷号为最低一级类目内的案卷顺序号。

示例：

    0000   -   JJ  ·  JXL -    001  -   0001

   全宗号    基建类   项目      盒号     件号

代号   （案卷号）  

（四）教学科研档案（JK）

教学科研档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX- JK XXXX-XXX-XXXX”。

示例：

  　0000   -  JK2018   -   Y00   -   0001

   全宗号     档案门类     保管　     件号 

              代码年度     期限

（五）设备仪器档案（SB）

设备仪器档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-SBXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

　0000   -  SB2018   -     Y00  -   0001

全宗号     档案门类      保管期限　 件号

           代码年度             

（六）会计档案（KJ）

会计档案档号为“全宗号-类别号-年度号-案卷号”，即“XXXX-KJ·XX-XXXX-XXXX”。

示例：　　

0000-     KJ·A1   -   2018   -     0001

　  全宗号　 会计类      年度代号      案卷号

　           凭证代号

（A1 ：凭证代号；A2：账簿代号）

（七）教师业务档案（JS）

教师业务档案档号为“全宗号-类目号·教师代号-件号”，即“XXXX-JS·XXX-XXXX”。

示例：　　

0000  -   JS  ·  OO1    -   0001

　  全宗号　 教师     教师       件号

业务类    代号                        

（八）声像档案（SX)

（1）照片档案（ZP）

照片档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-ZPXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

 0000 -    ZP2018  -    002     -   0001

全宗号    档案门类     保管期限　   件号

          代码年度     长期

（2）录音档案（LY）

录音档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-LXXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

  　0000   -   LX2018   -   Y00   -   0001

   全宗号     档案门类     保管期限　 件号 

              代码年度     永久

   （3）录像档案（LX）

录像档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-LXXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

  　0000   -   LX2018   -   Y00   -   0001

   全宗号     档案门类     保管期限　 件号 

              代码年度     永久

（4）光盘档案（GP）

光盘档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-GPXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

　0000-     GP2018     -   002     -   0001

全宗号    档案门类      保管期限　   件号

            代码年度      长期

（九）实物档案（SW）

实物档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-SWXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

　0000-    SW2018   -   Y00 （D30） -    0001

 全宗号   档案门类      保管期限　       件号

          代码年度      永久或30年

（十）人事档案（RS）

人事档案档号为“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号”，即“XXXX-RSXXXX-XXX-XXXX”。

示例：

　0000-     RS2018    -   D30    -   0001

全宗号    档案门类       保管期限　  件号

          代码年度       30年